Sitzung: 14.02.2019 Rat
Beschluss: einstimmig beschlossen
Abstimmung: Ja: 18, Nein: 0, Enthaltung: 0
Vorlage: X/2019/331
In der letzten Tourismusausschusssitzung am 03.12.2018
hat Frau Rosenbach zu dieser Thematik vorgetragen (s. Protokoll Nr. X/112/2018
TOP 3).
1. Neuordnung der
Strukturen in Tourismus sowie Citymanagement und -marketing
Gegenwärtig betreiben zwei Organisationen die touristische Marktbearbeitung für den Landkreis Osnabrück, die Stadt Osnabrück und die Städte, Samtgemeinden und Gemeinden des Landkreises Osnabrück: der Tourismusverband Osnabrücker Land e.V. (TOL) und die Osna-brück Marketing und Tourismus GmbH (OMT). Der TOL ist die gesamtregionale Tourismusorganisation. Die OMT ist eine städtische Organisation für die Bereiche Tourismusmarketing, Citymanagement & -marketing, Eventmarketing und Kulturtourismusmarketing.
TOL und OMT sind inhaltlich und organisatorisch eng miteinander verwoben, u.a. über eine gemeinsame Geschäftsleitung, den gemeinsamen Betrieb des Buchungsbüros, einer Zusammenlegung des Tagungs- und Kongressbüros der OMT mit dem Informations- und Reservierungssystem des TOL, und die Tourist Information. Die bisherige Zusammenarbeit folgt jedoch keiner klaren organisatorischen Konzeption. Zwischen den Organisationen sind die jeweiligen Aufgabenfelder nicht klar abgegrenzt. Zwischen den und innerhalb der Organisationen sind die Aufbau- und Ablauforganisation optimierungsbedürftig. Gegenwärtig führen die Strukturen zu einem hohen Verwaltungsaufwand, Reibungsverlusten und nicht genutzten Synergien. In mehreren Bereichen ergeben sich in den gegenwärtigen Strukturen beihilfe- und vergaberechtliche Probleme bzw. Rechtsunsicherheiten.
Die 2011 begonnene Fusion der touristischen Strukturen von Stadt und Landkreis Osnabrück sowie der Städte, Samtgemeinden und Gemeinden des Landkreises Osnabrück wird mit der vorgeschlagenen Neuordnung der Organisationstrukturen in Tourismus und Citymanagement und -marketing zum 01.04.2020 vollumfänglich vollzogen. Die untenstehende Grafik verdeutlicht den Veränderungsprozess von der derzeitigen auf die zur Entscheidung anstehende neue Struktur:
bis 03/2020 ab 04/2020
Abbildung 1: Bisherige und neue Organisationsstrukturen in
Tourismus und Citymanagement und -marketing
Quelle: PROJECT M GmbH 2017/2018
1.
Tourismusgesellschaft
Osnabrücker Land mbH (TOL)
In der
„Tourismusgesellschaft Osnabrücker Land mbH“ (TOL mbH) werden künftig sämtliche
touristischen Aufgaben mit überörtlicher Wirkung gebündelt. Freizeit- und
Urlaubstourismus, Tagungs- und Kongresstourismus sowie touristisches
Kulturmarketing werden damit konsequent regionsweit zusammengeführt. Neben dem
Gesellschaftsvertrag (siehe Anlage 2) schließen die Gesellschafter eine
Konsortialvereinbarung (siehe Anlage
3) ab, die insbesondere Regelungen zur Führung der gemeinsamen Gesellschaft,
deren Finanzierung und zu der Einbindung weiterer Partner in die
Tourismusförderung und das touristische Standortmarketing enthält.
Aufgaben
Aufgaben der Gesellschaft sind die Entwicklung, Umsetzung und Förderung aller Maßnahmen, die zu einer Stärkung des Wirtschaftsfaktors Tourismus in der Tourismusregion Osnabrücker Land führen, d.h.
·
Tourismusentwicklung,
-management und -marketing im Freizeit- und Urlaubstourismus sowie im Tagungs-
und Kongresstourismus,
·
Impulsgebung,
Wissenstransfer und Qualifizierung für Definition und Ausbau eines
touristischen Profils auf Grundlage der regionalen Identität,
·
touristische
Angebote, Produkte, Dienstleistungen und Infrastrukturen,
·
touristisches und
kulturtouristisches Marketing für die Region,
· Vertretung der Region in regionalen und überregionalen Institutionen und Gremien.
Ergänzend von den in der Satzung bestimmten Mechanismen werden der Stadt Osnabrück im Bereich „Tagungs- und Kongressmanagement“ Sonderrechte eingeräumt (siehe Anlage 3). Der Betrieb des Tagungs- und Kongressbüros und des Tagungsservice erfolgt räumlich angesiedelt im Zentrum der Stadt Osnabrück. Die Stadt Osnabrück erhält zudem Entscheidungsvorbehalte für die Freigabe der jährlichen Vorhabens- und Marketingplanung im Bereich „Tagungen und Kongresse“ sowie ein Vorschlags- und Veto-Recht bei der Besetzung der Leitung des Tagungs- und Kongressbüros.
Gesellschafter
Gesellschafter der TOL mbH werden der Landkreis Osnabrück (37,5%), die Stadt Osnabrück (37,5%) sowie die Städte, Samtgemeinden und Gemeinden des Landkreises Osnabrück (insgesamt: 25%; die Städte, Samtgemeinden und Gemeinden des Landkreises Osnabrück halten einzelne Anteile).
Gremiendesign
Das Gremiendesign der Gesellschaft umfasst neben der Gesellschafterversammlung einen Aufsichtsrat sowie einen Beirat mit privatwirtschaftlichen Vertretern. Der Aufsichtsrat besteht aus Vertretern der Gesellschafter und des Beirats. Der Sprecher des Beirats wird in den Aufsichtsrat berufen. Er nimmt dort ein Antrags-/ Rederecht wahr.
Der Beirat besteht aus Verbänden der Tourismuswirtschaft, Vertretern der touristischen Leistungsanbieter, Vertretern aus dem Bereich der Unternehmen / Kreditwirtschaft sowie der Industrie- und Handelskammer und der Handwerkskammer. Er hat ausschließlich beratende Funktion und keinen Organstatus in der Gesellschaft.
Die Vorsitze in Gesellschafterversammlung und Aufsichtsrat wechseln alle zwei Jahre zwischen Landrat des Landkreises Osnabrück, Oberbürgermeister der Stadt Osnabrück und einem Vertreter der kreisangehörige Städte, Samtgemeinden und Gemeinden (Sprecher der sog. „Bürgermeisterkonferenz“).
Finanzwirtschaftliche Gestaltung
Die finanzwirtschaftlichen Auswirkungen der Strukturveränderung (siehe Anlagen 1 und 3) werden für ein modellhaftes erstes Betriebsjahr mittels einer Projektion für das Jahr 2020 abgebildet. Im Vergleich zum tatsächlichen Wirtschaftsplan für das Jahr 2020 können die Werte variieren, da die Umsetzung der neuen Organisationen zum 01.04.2020 vorgesehen ist. Das modellhafte erste volle Betriebsjahr deckt sich somit nicht mit dem Rumpfgeschäftsjahr 01.04.2020 bis 31.12.2020. Auf Basis der fortgeschriebenen Geschäftsplanung der TOL mbH ergibt sich folgender Mittelbedarf für das Modelljahr 2020:
·
Erlöse:
321 TEUR
·
Mittelbedarf
(ohne USt.): 1.464 TEUR
·
Mittelbedarf
(incl. USt.): 1.523 TEUR
Die Mittelherkunft stellt sich wie folgt
dar:
Abbildung 2:
Mittelbedarf und -herkunft für das modellhafte erste volle Betriebsjahr,
aufgeteilt nach Gesellschafterbänken
Quelle: PROJECT M GmbH 2017/2018
Personalwirtschaftliche Gestaltung
Mit Aufnahme des Geschäftsbetriebs der TOL mbH sollen die Beschäftigten des TOL e.V. im Rahmen eines Betriebsüberganges von der TOL mbH übernommen werden. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind bereits mehrfach über die grundsätzlichen Veränderungen informiert. Die weitere Information, insbesondere zu den Mechanismen des Betriebsübergangs, wird frühzeitig, fortlaufend und im Rahmen der arbeitsrechtlichen Vorgaben erfolgen.
2.
Finanzwirtschaftliche
Betrachtung
Die
zusammenfassende finanzwirtschaftliche Betrachtung basiert auf den Anlagen 1 und 3:
Der Finanzierungsanteil des Landkreises Osnabrück an der TOL mbH beträgt in der Projektion des Modelljahrs 2020 im Vergleich zum Jahr 2017 313,5 TEUR mehr. Hinzu kommen bereits bekannte Mehraufwendungen in Höhe von ca. 73 TEUR brutto (Zuschüsse für die Infrastruktur und die Profilierung der Heilbäder, die Umlage der Marktoffensive Niederlande sowie die Beteiligung des Landkreises an der Tourist Information der Stadt Osnabrück).
Mit Beitritt zur Gesellschaft fällt die Zahlung der Stammeinlage in Höhe von 37,5 TEUR (= 37,5%) an.
Der zu leistende Finanzierungsanteil der Stadt Osnabrück für die TOL mbH ist im Vergleich zu 2017 um 439 TEUR höher. Diesem Mehraufwand bei der TOL mbH steht eine um 148 TEUR reduzierte Kapitalzuwendung bei der künftigen CMO mbH gegenüber, da verschiedene Aufgaben, die bisher bei OMT GmbH wahrgenommen wurden, künftig gesamtregional auf die TOL mbH übertragen werden. Der tatsächliche Mehraufwand für das Modelljahr beträgt somit 297,5 TEUR. Hinzu kommen bereits bekannte Sonderzuschüsse in Höhe von ca. 19 TEUR brutto für die Umlage der Marktoffensive Niederlande sowie die Pflege des Radverkehrleitsystems des Osnabrücker Landes (RAVELOS).
Mit Beitritt zur Gesellschaft fällt das zu leistende Stammkapital in Höhe von 37,5 TEUR (=37,5%) an.
Die Städte, Samtgemeinden und Gemeinden des Landkreises Osnabrück übernehmen im modellhaften ersten vollen Betriebsjahr 2020 einen Finanzierungsbetrag i.H.v. 326 EUR. Dieser Betrag entspricht den Mitgliedsbeiträgen und Umlagen, die im Jahr 2020 von den kreisangehörigen Städten, Samtgemeinden und Gemeinden des Landkreises Osnabrück für den bisherigen Tourismusverband Osnabrücker Land e.V. (TOL e.V.) geleistet werden. Die Verteilung dieses Finanzierungsbeitrags richtet sich nach den Gesellschaftsanteilen, die von den kreisangehörigen Städten, Samtgemeinden und Gemeinden des Landkreises Osnabrück künftig gehalten werden. Diese Gesellschaftsanteile entsprechen den bisherigen Finanzierungsanteilen im TOL e.V.
Mit Beitritt zur Gesellschaft fällt das zu leistende Stammkapital in Höhe von 25 TEUR (=25%) in entsprechender Verteilung auf die kreisangehörigen Städte und Gemeinden an (siehe Anlagen 1 und 2).
Durch die Gründung der TOL mbH zum 01.04.2020 stellt sich das Rumpfjahr 2020 anders dar als das hier abgebildete modellhafte erste Betriebsjahr, da im ersten Quartal noch die Wirtschaftsplanungen für den TOL e.V. und die OMT GmbH zu Grunde liegen. Die Finanz- und Budgetplanung für das Rumpfjahr der beiden Organisationen und die Ableitung der daraus resultierenden Finanzierungsanteile für die Gesellschafter im Jahr 2020 ergeben sich aus beiliegender Finanzplanung für das Rumpfgeschäftsjahr 2020 der TOL mbH und der CMO mbH (siehe Anlagen 1 und 3).
3.
Auswirkungen und
Nutzen der Organisationsveränderungen
Die erarbeitete Neuordnung der Strukturen sieht vor,
• den Verband TOL e.V. aufzulösen, zuvor eine neue Gesellschaft in der Rechtsform einer GmbH mit dem Titel Tourismusgesellschaft Osnabrücker Land mbH (TOL mbH) zu gründen, die sich im alleinigen Besitz des Landkreises Osnabrück, der Stadt Osnabrück sowie der Städte, Samtgemeinden und Gemeinden des Landkreises Osnabrück befindet,
• die bisherige Beteiligung sowohl der Städte und Gemeinden, als auch der Privaten an der regionalen Tourismusarbeit durch eine modifizierte Gremienstruktur nicht nur zu erhalten, sondern zu erweitern,
• die bisherige Osnabrück Marketing und Tourismus GmbH (OMT) um regionale touristische Aufgaben, die an die neue TOL mbH übertragen werden, zu bereinigen und als Citymarketinggesellschaft Osnabrück mbH (CMO) fortzuführen. Dabei wird die Stadt Osnabrück aus beihilfe- und vergaberechtlichen Gründen Alleingesellschafter, die bisherigen Mitgesellschafter, der Osnabrücker Citymarketing e.V. (OCM) und der Verkehrsverein Osnabrück Stadt und Land e.V. (VVO), scheiden aus,
• die Tätigkeit der CMO mbH auf städtische Aufgaben des Citymanagements und -marketings sowie des Betriebs der städtischen Tourist Information zu fokussieren,
• die bisherige Beteiligung der privaten Wirtschaft am Citymanagement und -marketing für die Stadt Osnabrück durch eine modifizierte Gremienstruktur nicht nur zu erhalten, sondern maßgeblich zu stärken
•
und entsprechende Zuordnungen der Ressourcen
sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu den beiden Organisationen
vorzunehmen.
Die Neuordnung der Strukturen führt zu einem starken Professionalisierungsschub im Tourismus:
• Ein erfolgreicher Anschluss an die Marktentwicklung, z.B. hinsichtlich der Digitalisierung und einer umfassenden Destinationsentwicklung, wird ermöglicht.
• Gleichzeitig werden Synergien konsequent gehoben und die Schlagkraft maßgeblich erhöht.
•
Es entstehen ein klares Fundament für die
Zusammenarbeit, gemeinsame strategische Ziele und Grundlagen im Tourismus,
transparente Entscheidungs- und Gremienstrukturen.
•
Die eindeutige Aufgabenzuordnung und
transparente Gestaltung der Finanzierungsströme führt zu einer Beendigung des
gegenwärtig strukturbedingt erhöhten Verwaltungsaufwands und der entsprechenden
Reibungsverluste.
•
Die Neuordnung stellt den Konsolidierungsprozess
für das Auffangen der bislang latenten wirtschaftlichen Schieflage des TOL e.V.
sicher.
•
Zudem sichert sie die Strukturen im Tourismus im
Hinblick auf EU-Beihilfe-/Vergaberecht und Steuerrecht ab.
4.
Weiteres Vorgehen
Vorbehaltlich der
Nichtanzeige von Hinderungsgründen und Bedenken durch die Aufsichtsbehörde, der
Erfüllung der kommunalrechtlichen Unbedenklichkeit und der
EU-beihilfenrechtlichen Maßgaben, sollen die Gründung und Eintragung der
Gesellschaft in das Handelsregister des zuständigen Amtsgerichts Osnabrück im
Jahr 2019 erfolgen. Weiterhin Ziel ist die Umsetzung der neuen Strukturen durch
Aufnahme des operativen Betriebs der Gesellschaft bis zum 31.03.2020. Die zur
Realisierung des Gründungsvorhabens erforderlichen Rechtshandlungen werden im
Anschluss an den vorgelegten Umsetzungsbeschluss vorgenommen. Diese umfassen
u.a.:
• Einleitung und Abstimmung des förmlichen Anzeige- und Genehmigungsverfahrens mit der Rechtsaufsichtsbehörde (geplanter Abschluss bis zur Sommerpause 2019)
• Abschluss der Abstimmungs- und Vorverhandlungen zwischen Personalamt und Personalrat zur Personalüberleitung der Beschäftigten in Vorbereitung des späteren Betriebsübergangs (geplant)
• Vorbereitung des Personalüberleitungsvertrages zur Befassung und Entscheidung der Gremien
•
Anpassung und Überleitung von Bestandsverträgen
zur Fortführung durch die neue
Gesellschaft
• Entwicklung eines Geschäftsbesorgungsvertrages über das Rechts- und Leistungsverhältnis zwischen Gesellschaft und jeweiliger Gesellschafterkommune
• Kenntnisnahme und Entscheidung über die Haushalts- und Wirtschaftsplanung der neuen Gesellschaft ab Aufnahme der operativen Tätigkeit (geplant 01.04.2020) und den Wirtschaftsplan der neuen Gesellschaft
• Notarielle Beurkundung des Gesellschaftsvertrages (geplant bis Mitte Dezember 2019), soweit alle Abstimmungs- und Auswahlverfahren abgeschlossen sind
Der vorgelegte
Grundsatzbeschluss wird durch im Detail erforderliche Umsetzungsbeschlüsse der
zuständigen Gremien im Herbst 2019 konkretisiert (z.B.
Personalüberleitungsverträge, Wirtschaftspläne, Anpassungen relevanter
Verträge).
Ebenso erfolgen im Herbst 2019 die Feststellung der Besetzung der Gesellschafterversammlung und des Aufsichtsrates sowie die Vorlage der zur Herstellung der EU-beihilfenrechtlichen Konformität erforderlichen Betrauung der Gesellschaft.
Anlagen
· Anlage 1: Eckpunktepapier „Neuordnung der Strukturen in Tourismus und Citymarketing im Landkreis Osnabrück, der Stadt Osnabrück und den kreisangehörigen Städten, Samt- und Einheitsgemeinden“
· Anlage 2: Gesellschaftsvertrag der Tourismusgesellschaft Osnabrücker Land mbH (TOL)
·
Anlage
3: Konsortialvereinbarung
der Gesellschafter der Tourismusgesellschaft Osnabrücker Land mbH (TOL)
Beschlussvorschlag:
1. Zum
01.04.2020 wird die Tourismusgesellschaft Osnabrücker Land mbH (TOL) mit anliegendem
Gesellschaftsvertrag (Anlage 2)
gegründet.
2. Falls sich aufgrund rechtlicher
Beanstandungen durch die Urkundsbeamten, die Aufsichtsbehörden oder das
Registergericht sowie aus steuerlichen oder aus sonstigen Gründen Änderungen an
dem Gesellschaftsvertrag als notwendig oder zweckmäßig erweisen, erklärt sich der
Rat der Gemeinde Bad Rothenfelde mit
diesen Änderungen einverstanden, sofern hierdurch der wesentliche Inhalt des
Gesellschaftsvertrages nicht verändert wird.
3. Der
in der Anlage 3 beigefügten
Konsortialvereinbarung und deren Anlagen 1 bis 4 wird zugestimmt.
4. Die Gemeinde Bad Rothenfelde übernimmt an dem Stammkapital in Höhe von insgesamt 100.000 Euro einen Geschäftsanteil in Höhe von 2.325,00 Euro (2,32 %).
5. Die Gemeinde Bad Rothenfelde stellt die gemäß Konsortialvereinbarung erforderlichen Kapitaleinlagen in Höhe von insgesamt von 13.253,00 Euro für das Geschäftsjahr 2020 zur Verfügung.
Die Gemeinde Bad Rothenfelde stellt die gemäß Konsortialvereinbarung erforderlichen Kapitaleinlagen in Höhe von insgesamt von 22.297,00 Euro für das Geschäftsjahr 2021 zur Verfügung.
6. Die Gemeinde Bad Rothenfelde stellt die gemäß Konsortialvereinbarung erforderlichen Mittel zur Geschäftsbesorgung in Höhe von insgesamt von 4.673,00 Euro (zzgl. Umsatzsteuer) für das Geschäftsjahr 2020 zur Verfügung.
Die Gemeinde Bad Rothenfelde stellt die gemäß Konsortialvereinbarung erforderlichen Mittel zur Geschäftsbesorgung in Höhe von insgesamt von 7.161,00 Euro (zzgl. Umsatzsteuer) für das Geschäftsjahr 2021 zur Verfügung.
7. Zur Geschäftsführerin wird Frau Petra Rosenbach bestellt.
8. Der Bürgermeister der
Gemeinde Bad Rothenfelde wird
ermächtigt, alle erforderlichen Erklärungen abzugeben und Unterschriften zu
leisten.
9. Der
Beschluss steht unter dem Vorbehalt der kommunalaufsichtlichen
Unbedenklichkeit.
Es ergeht folgender
Beschluss
(einstimmig):
1. Zum
01.04.2020 wird die Tourismusgesellschaft Osnabrücker Land mbH (TOL) mit
anliegendem Gesellschaftsvertrag (Anlage
2) gegründet.
2. Falls sich aufgrund rechtlicher
Beanstandungen durch die Urkundsbeamten, die Aufsichtsbehörden oder das
Registergericht sowie aus steuerlichen oder aus sonstigen Gründen Änderungen an
dem Gesellschaftsvertrag als notwendig oder zweckmäßig erweisen, erklärt sich der
Rat der Gemeinde Bad Rothenfelde mit
diesen Änderungen einverstanden, sofern hierdurch der wesentliche Inhalt des
Gesellschaftsvertrages nicht verändert wird.
3. Der
in der Anlage 3 beigefügten
Konsortialvereinbarung und deren Anlagen 1 bis 4 wird zugestimmt.
4. Die Gemeinde Bad Rothenfelde übernimmt an dem Stammkapital in Höhe von insgesamt 100.000 Euro einen Geschäftsanteil in Höhe von 2.325,00 Euro (2,32 %).
5. Die Gemeinde Bad Rothenfelde stellt die gemäß Konsortialvereinbarung erforderlichen Kapitaleinlagen in Höhe von insgesamt von 13.253,00 Euro für das Geschäftsjahr 2020 zur Verfügung.
Die Gemeinde Bad Rothenfelde stellt die gemäß Konsortialvereinbarung erforderlichen Kapitaleinlagen in Höhe von insgesamt von 22.297,00 Euro für das Geschäftsjahr 2021 zur Verfügung.
6. Die Gemeinde Bad Rothenfelde stellt die gemäß Konsortialvereinbarung erforderlichen Mittel zur Geschäftsbesorgung in Höhe von insgesamt von 4.673,00 Euro (zzgl. Umsatzsteuer) für das Geschäftsjahr 2020 zur Verfügung.
Die Gemeinde Bad Rothenfelde stellt die gemäß Konsortialvereinbarung erforderlichen Mittel zur Geschäftsbesorgung in Höhe von insgesamt von 7.161,00 Euro (zzgl. Umsatzsteuer) für das Geschäftsjahr 2021 zur Verfügung.
7. Zur Geschäftsführerin wird Frau Petra Rosenbach bestellt.
8. Der Bürgermeister der
Gemeinde Bad Rothenfelde wird
ermächtigt, alle erforderlichen Erklärungen abzugeben und Unterschriften zu
leisten.
9. Der
Beschluss steht unter dem Vorbehalt der kommunalaufsichtlichen
Unbedenklichkeit.
Auf Anfrage von Ratsfrau Temme weist Bürgermeister Rehkämper darauf hin, dass sich das finanzielle Engagement der Gemeinde nicht erhöhe. Durch die Neustrukturierung möglicherweise auftretende Mehraufwendungen trägt der Landkreis Osnabrück und die Stadt Osnabrück.