Der Landkreis Osnabrück hat zum 01. Januar 2017 eine Zentrale Vergabestelle (ZVS) eingerichtet, die zunächst die Vergaben innerhalb des Landkreises Osnabrück an einer Stelle gebündelt hat.

 

Die Kreisverwaltung ist genauso wie die Gemeinde Bad Rothenfelde als öffentlicher Auftraggeber an die vergaberechtlichen Bestimmungen der EU, des Bundes und des Landes Niedersachsen gebunden. Mit der Einrichtung der ZVS wurde beim Landkreis Osnabrück eine Organisationsstruktur gefunden, die ein hohes Maß an Rechts- und Praxiswissen auf diesem Gebiet garantiert und somit ein rechtssicheres Arbeiten innerhalb des sehr komplexen und von häufigen Änderungen betroffenen Vergaberechts ermöglicht.

 

Die ZVS des Landkreises Osnabrück nutzt ein Vergabemanagementsystem, dass die medienbruchfreie elektronische Bearbeitung eines Verfahrens von der Erfassung und der Veröffentlichung und/oder Bereitstellung der Vergabeunterlagen, über die Annahme der Angebote und die Angebotsprüfung und Wertung, bis hin zur Auftragsvergabe ermöglicht. Der Landkreis Osnabrück nutzt hierfür das Vergabemanagementsystem der Firma cosinex GmbH und die Hosting-Dienstleistungen der ITEBO GmbH sowie den Vergabemarktplatz „Vergabe.Niedersachsen“ und erfüllt damit bereits jetzt die Anforderungen an die sogenannte eVergabe, die schrittweise in den kommenden Jahren verpflichtend eingeführt wird.

 

Seit dem 18. Oktober 2018 dürfen öffentliche Auftraggeber bei Vergaben oberhalb der EU-Schwellenwerte keine abweichenden Mittel mehr verlangen, sondern sind zur Annahme ausschließlich elektronischer Angebote verpflichtet. Im Unterschwellenbereich gilt für Bauleistungen zunächst weiterhin das Wahlrecht des Auftraggebers. Eine Begrenzung auf elektronische Angebote wäre aber ab diesem Zeitpunkt bereits zulässig.

 

Seit dem 01. Januar 2020 ist vorzugeben, dass Unternehmen Teilnahmeanträge und Angebote im Grundsatz ausschließlich mithilfe elektronischer Mittel übermitteln.

 

Seit dem 01. Januar 2021 dürfen Liefer- und Dienstleistungsaufträge ab einem Auftragswert in Höhe von 25.000 € netto gemäß Unterschwellenvergabeordnung UVgO nur noch im Wege der eVergabe vergeben werden.

 

In Abhängigkeit von der Anzahl und dem Umfang der jährlichen Vergaben sowie der Organisation der Beschaffungsvorgänge stehen den Kommunen von der reinen Nutzung eines Serviceportals zur Bereitstellung der Unterlagen und zur formgerechten Entgegennahme der Angebote bis hin zur Etablierung eines eigenen Vergabemanagementsystems verschiedene Möglichkeiten offen, um die eVergabe umzusetzen. Als weitere Option besteht für die Kommunen im Landkreis Osnabrück die Möglichkeit, sich der ZVS als Dienstleister für die formelle Abwicklung von Vergabeverfahren zu bedienen, so dass diese Kommunen keine eigenen technischen und personellen Ressourcen für das Thema eVergabe vorhalten müssen.

 

Die Zentrale Vergabestelle des Landkreises Osnabrück wurde von vornherein unter der Zielsetzung konzipiert, die Dienstleistung auch für die kreisangehörigen Kommunen anzubieten. Dieses Angebot haben bis heute die Gemeinden Bad Essen, Bad Laer, Belm, Bissendorf, Bohmte, Hilter und Ostercappeln sowie die Stadt Dissen und die Samtgemeinde Fürstenau angenommen.

 

Der Landkreis Osnabrück schließt mit interessierten Kommunen eine mandatierende Zweckvereinbarung zur Nutzung der ZVS. Diese beinhaltet die Regelung der Zuständigkeiten und die aufzubringenden Kosten. Auf die Gemeinde Bad Rothenfelde entfallen die Personalkosten, die vom Landkreis Osnabrück für die jeweiligen Vergabeverfahren aufgewendet werden. Als Stundensatz ist in der Vereinbarung ein Betrag von 59,78 € angesetzt worden, der sich aus den aktuellen von der KGSt veröffentlichten Kosten eines Arbeitsplatzes ergibt.

 

In der letzten Abrechnung der ZVS mit den bereits angeschlossenen Kommunen lag der durchschnittliche Rechnungsbetrag je Verfahren bei rd. 353 €, wobei umfangreiche Verfahren zeitaufwendiger und dementsprechend teurer sind und einfachere Verfahren einen geringeren Zeitaufwand bewirken und dementsprechend günstiger sind. Der je Ausschreibung erbrachte Zeitaufwand ist vom Landkreis Osnabrück zu dokumentieren.

 

Zudem werden der Gemeinde Bad Rothenfelde die laufenden Kosten für den Einsatz des Vergabemanagementsystems einmal jährlich in Rechnung gestellt. Die derzeit auf die Gemeinde Bad Rothenfelde zukommenden Pflegekosten liegen bei 149,82 € im Jahr. Die einmaligen Einrichtungskosten in Höhe von 790 Euro je Gemeinde werden durch den Landkreis getragen. Zudem werden die Mitarbeiter der Gemeinde Bad Rothenfelde durch die ZVS geschult und der Support über die ZVS geleistet.

 

Die Gemeinde Bad Rothenfelde hat am 28. Juni 2021 ein grundsätzliches Interesse an einer Kooperation mit dem Landkreis Osnabrück geäußert.

 

Diese Kooperation bietet für die Gemeinde Bad Rothenfelde folgende Vorteile:

 

-          Die technischen Voraussetzungen der eVergabe müssen nicht eigenständig geschaffen und bezahlt werden.

-          Die ZVS steht als ständiger Ansprechpartner und Berater für vergaberechtliche Angelegenheiten zur Verfügung.

-          Die ZVS führt das Vergabeverfahren elektronisch durch.

-          Die ZVS verfügt über die personellen und technischen Voraussetzungen für Vergabeverfahren, insbesondere vor dem Hintergrund der speziellen Anforderungen, die bei Förderprojekten (Dorfentwicklung, ILEK, etc.) bestehen, rechtssicher durchzuführen.

-          Die Mitarbeiter der Gemeinde Bad Rothenfelde können jederzeit auf ihre Ausschreibungen zugreifen und den aktuellen Stand einsehen.

 

Bei der Gemeinde Bad Rothenfelde verbleiben allerdings die fachspezifischen Aufgabenbereiche (u. a. Erstellung der Leistungsverzeichnisse, fachspezifische Auskünfte, Vergabevorschläge).

 

Die Zweckvereinbarung deckt Ausschreibungen ab einem Betrag von 10.000 € ab. Dieser Betrag wurde so gewählt, dass die Anwendung des Niedersächsischen Tariftreue- und Vergabegesetzes (NTVergG) berücksichtigt wird und die Vorlagepflicht beim Rechnungsprüfungsamt abgedeckt ist. Dieses war seinerzeit ab einer geschätzten Auftragssumme in Höhe von 10.000 € netto anzuwenden. Seit dem 01. Januar 2020 gilt das NTVergG  erst ab 20.000 € netto. Die ZVS steht aber weiterhin ab 10.000 € zur Verfügung.

 

Die Stellen in den Abteilungen, die bisher mit den Aufgaben im Vergaberecht betraut sind, nehmen diese auch weiterhin wahr. Allerdings beschränkt sich dies zukünftig auf die Vergaben im Unterschwellenbereich unterhalb von 10.000 € (nicht von der Zweckvereinbarung abgedeckt).

 

Für Vergaben oberhalb von 10.000 € erhalten die betreffenden Mitarbeiter der Gemeinde Bad Rothenfelde einen Zugang zur ZVS, so dass jeder mit Vergaben von Bauleistungen, Liefer- und Dienstleistungen beschäftigte Mitarbeiter diese über die ZVS abwickeln kann. 

 

Zudem wird für allgemeine Fragen eine Stelle zukünftig die Schnittstelle zwischen der Gemeinde Bad Rothenfelde und der ZVS des Landkreises Osnabrück bilden.

 

Zweckvereinbarungen unterliegen der Anzeigepflicht gegenüber der Kommunalaufsicht und sind öffentlich bekannt zu machen.

 

Für an öffentlichen Aufträgen des Landkreises und seiner Kommunen interessierte Unternehmen ist die einheitliche Vorgehensweise sowie die Nutzung eines einheitlichen technischen Systems von Vorteil. Durch die digitale Bereitstellung sowie Bearbeitung der Vergabeunterlagen entfallen u.a. Kopierarbeiten und Postwege und das Verfahren wird verkürzt. Die Einführung einer eVergabe-Lösung ermöglicht dem Bieter kostenlos jederzeit die Vergabeunterlagen einzusehen sowie digital ein Angebot abzugeben. Insbesondere durch die digitalisierte Bieterkommunikation wird den Interessen der Bieter bezüglich Transparenz und Gleichbehandlung in besonderem Maße entsprochen.

 

Die in verhältnismäßig geringer Höhe anfallenden Aufwendungen für Sach- und Dienstleistungen werden durch die den jeweiligen Projekten zugeordneten Haushaltsstellen abgedeckt.

 

 

Beschlussvorschlag:

 

Einer interkommunalen Kooperation mit dem Landkreis Osnabrück auf dem Gebiet des Vergaberechts wird zugestimmt. Dem Abschluss einer Zweckvereinbarung zur Nutzung der Zentralen Vergabestelle wird zugestimmt.