Aus Anlass der Gründung der Tourismusgesellschaft Osnabrücker Land mbH (TOL) am 20.03.2020 wurden umfassende Vertragswerke abgeschlossen. So musste die TOL von den rein kommunalen Gesellschaftern mit klar definierten Aufgaben betraut werden. Zu diesem Zweck wurde ein sog. Betrauungsakt abgeschlossen. Neben dem Gesellschaftsvertrag wurde zudem eine sehr detaillierte Konsortialvereinbarung getroffen, um die Zuführung der Finanzmittel zum Verlustausgleich in Form von Kapitaleinlagen (steuerfrei) und im Rahmen eines Partnerschaftsvertrags (steuerpflichtig) zu regeln. Der hohe Detaillierungsgrad der Verträge war vor allem der zum damaligen Zeitpunkt verschärften und teilweise noch unsicheren Rechtslage zum EU-Beihilfegesetz geschuldet.

Nach nunmehr drei Jahren Geschäftstätigkeit der TOL wurden die Vertragswerke von der Kanzlei BRANDI Rechtsanwälte Partnerschaft mbB (Paderborn), Herrn Dr. Christoph Jahn, auf ihre Notwendigkeit und Aktualität gründlich geprüft mit dem Ergebnis, dass durch zwischenzeitlich erfolgte Urteile zur Auslegung des EU-Beihilferechts sowie das veränderte Aufgabenportfolio der TOL die Beihilferisiken nahezu ausgeschlossen werden können. Überdies haben eine steuer- und eine gesellschaftsrechtliche Prüfung stattgefunden. Die TOL Geschäftsführung hat dazu bereits im Herbstgremienlauf 2022 sowie in der Gesellschafterversammlung am 21.06.2023 berichtet.

Eine tabellarische Übersicht zur beihilferechtlichen Einordnung ist als Anlage beigefügt.

Dies eröffnet die Möglichkeit, die Vertragswerke deutlich zu verschlanken und die Beschlussfassungen zu vereinfachen.

Betrauungsakt

Der Arbeit der TOL liegt ein Betrauungsakt mit einer Gültigkeit ab dem 31.03.2020 (Eintrag ins Handelsregister) zugrunde, in dem die TOL von ihren Gesellschaftern mit den dort definierten Aufgaben betraut wird. Dieser sicherte die beihilferechtlich einwandfreie Zuführung der jährlichen Finanzmittel zur Verlustabdeckung ab. Über das Erfordernis einer Trennungsrechnung in der Finanzbuchhaltung hinaus sollte sichergestellt werden, dass die beihilferechtlich kritischen Aufgaben transparent dargestellt werden. Erforderlich war der Nachweis, dass keine öffentlichen Mittel in vertriebliche Aufgaben fließen und eine Überkompensation der TOL verhindert wird.

Der Betrauungsakt sieht in §12 Abs. 2 eine Prüfung nach drei Jahren Gültigkeit vor. Diese wurde durchgeführt (s.o.) und ergab, dass die Beihilferisiken der TOL inzwischen nahezu vollständig ausgeschlossen werden können. Demnach können die Gesellschafter gem. § 12 Abs 3 lit c) + d) den Betrauungsakt zum 31.12.2023 widerrufen und beendet. Die Gesellschafter erhalten zur Absicherung einer korrekten Mittelverwendung zukünftig alle drei Jahre unaufgefordert von der TOL eine sog. De minimis-Erklärung, in der die TOL versichert, über einen Zeitraum von drei Jahren nicht mehr als 200.000 € an staatlichen Mitteln für beihilfeverdächtige Aufgaben erhalten zu haben.

Damit sind alle Rechtserfordernisse in diesem Zusammenhang erfüllt. Im internen Controlling der TOL wird weiterhin mit einer Trennungsrechnung gearbeitet, um dem Gebot einer ausreichenden Transparenz nachzukommen.

Konsortialvereinbarung

Der hohe Detaillierungsgrad der Konsortialvereinbarung inkl. der gesplitteten Zuführung der einzelnen Kapitaleinlagen war ebenfalls der verschärften und teilweise noch unsicheren Rechtslage zum EU-Beihilfegesetz geschuldet. Die erneute umfassende Analyse erlaubt nun eine deutliche Vereinfachung der Vereinbarung.

In der Konsortialvereinbarung kann auf die Splittung der Kapitaleinlagen sowie auf den vorgegebenen unterjährigen Mittelabruf verzichtet werden, der sich ohnehin als nicht praktikabel erwiesen hat. Die Vereinbarung soll zudem eine allgemeingültige Fassung bekommen, die nicht die Vereinbarung selbst und vor allem ihre Anlagen mit den Summen der Mittelzuführung, sondern den jeweiligen Wirtschaftsplan des folgenden Geschäftsjahres zum zentralen Instrument für die Höhe der Mittelzuführung bestimmt. Damit entfällt die bislang alle zwei Jahre erforderliche Beschlussfassung zur Verlängerung der Konsortialvereinbarung, die – als Bestandteil des Gesellschaftsvertrags - auch durch die Stadt- und (Samt-)Gemeinderäte der Gesellschafter erfolgen musste. Die Beschlüsse zum Wirtschaftsplan werden in der Gesellschafterversammlung gefasst. Dort wird dann zukünftig auch über die jeweilige Höhe der Mittelzuführung entschieden, die sich selbstverständlich an den bisherigen Modalitäten und Beträgen orientiert.

Das bedeutet, dass der Wirtschaftsplan für das Folgejahr zukünftig bereits im Frühjahrsgremienlauf vorgelegt und beschlossen wird. Die Kapitaleinlagen sind nach wie vor zum Ende des Vorjahres anzuweisen. Die Mittel aus dem Geschäftsbesorgungsvertrag, der unverändert bestehen bleibt, werden wie bisher im 1. Quartal des jeweiligen Geschäftsjahres abgerufen.

Bei der Gelegenheit wurde der Vertrag auch noch einmal redaktionell überarbeitet, so dass eine erheblich bessere Lesbarkeit erreicht werden konnte.

Zur Information ist der Konsortialvertrag in seiner aktuellen Form mit den geplanten inhaltlichen Änderungen als Anlage beigefügt (Synopse). Redaktionelle Änderungen für eine bessere Lesbarkeit wurden nicht gesondert kenntlich gemacht.

Gesellschaftsvertrag

Die neue Einschätzung des Beihilferisikos und der Wegfall des Betrauungsaktes ziehen eine entsprechende Aktualisierung des Gesellschaftsvertrages nach sich. Die Synopse mit den von Herrn Dr. Jahn vorgeschlagenen Änderungen, die durch Streichung bzw. blaue Schrift kenntlich gemacht wurden, ist als Anlage beigefügt.

Zudem wird bei der Gelegenheit der Erfordernis Rechnung getragen, die Gesellschafterversammlungen und Aufsichtsratssitzungen auch per Videokonferenz oder im hybriden Format abhalten zu können.

Bitte beachten Sie die Änderungen in der Präambel, in §2 Abs. 1, §3 Abs. 3, §9 Abs 1 lit. b) sowie die Streichung des §26 und die entsprechende Anpassung im Inhaltsverzeichnis.

Die Änderungen im Gesellschaftsvertrag müssen unter notarieller Aufsicht mit anschließender Unterschrift der Gesellschafter beurkundet werden. Der Termin für eine kurze Gesellschafterversammlung zu diesem Zweck wird noch bekannt gegeben.

Beschlussvorschlag:

Der Verwaltungsausschuss schlägt dem Rat folgende Beschlussfassung vor:

Der Rat der Gemeinde Bad Rothenfelde beschließt wie folgt:

-              Der bestehende Betrauungsakt der TOL mit Gültigkeit ab dem 31.03.2020 wird nach bereits erfolgter Prüfung und gem. § 12 Abs. 3 lit. c) + d) zum 31.12.2023 beendet. Er wird durch eine alle drei Jahre unaufgefordert erfolgende De-Minimis-Erklärung an die einzelnen Gesellschafter der TOL ersetzt.

-              Die vorgeschlagene Anpassung der Konsortialvereinbarung zur Regelung einer vereinfachten Mittelzuführung und Beschlussfassung wird wie vorgeschlagen umgesetzt und gilt ab dem Geschäftsjahr 2024.

-              Die daraus folgenden Änderungen im Gesellschaftsvertrag werden ebenfalls beschlossen und gelten ab dem 01.01.2024.

Die Beschlussfassungen zur grundsätzlichen Vorgehensweise und zur Konsortialvereinbarung erfolgten bereits in der Gesellschafterversammlung am 21.06.2023 unter Vorbehalt der gleichlautenden Beschlussfassung in den Gremien der einzelnen Gesellschafter.

Die offizielle Beendigung des Betrauungsaktes sowie die Änderungen im Gesellschaftsvertrag werden in einer Sondersitzung der Gesellschafterversammlung im Herbst beschlossen und so rechtzeitig erfolgen, dass der Eintrag ins Handelsregister im Jahr 2023 gesichert ist. Ort und Zeit der Sitzung werden noch bekannt gegeben.